一个没有信息化建设经验的制造企业，在谨慎选择和实施了OA系统之后，还是被OA绊了一脚闪了腰。是企业自身的问题导致的呢，还是软件厂商搞的鬼？后来者应该吸取怎样的经验？

    翔鹭纺纤厂是福建省著名化纤生产企业，年产涤纶产品35万吨，在我国化纤业占有重要一席之地，荣获“福建省百佳外商投资企业”、“福建省名牌产品”、“福建省著名商标”等荣誉称号，公司通过ISO9002质量体系的认证。近些年，翔鹭公司的涤纶纺纤在市场上急剧扩张，企业信息化提上一个重要议程。

    业务一变大 问题就多多

    翔鹭纺纤厂组织机构日趋庞大，业务流程日渐复杂。随着企业业务不断扩大，分支机构、分厂不断增加，翔鹭企业内部信息沟通的广度、深度、质量、效率出现越来越多的问题。

    公司的信息量呈几何级增加，纸耗、墨耗、电话、传真等费用剧增；有些工作，如果没有亲自督促，容易责权利不清，纰漏不少，难于充分执行；一项报告，几个人签字的正常流程走下来，耗费很长时间，贻误商机；一些部门资料管理混乱，重要文件查找难。

    如果职员离职，可能带来重要资料遗失或泄露的隐患。领导也无法随时随地掌握企业的全面状况，出差数天工作即堆积如山；而业务范围扩大，异地办公也遇到很大的麻烦。企业内部的及时沟通存在障碍。

    因此，要从整体上提高企业的竞争力，翔鹭纺纤厂势必要改变原来传统的手工操作模式，打破业已存在于各部门、车间的“信息孤岛”，解决企业内部现有业务流程繁多、业务与业务之间关联交叉频繁的问题，通过对企业信息和行政资源的规划、整合、控制与协调，实现高效的协同管理机制，使企业经营管理具有更强的灵活性、适应性和创造性。

    OA谨慎启航

    基于此，翔鹭纺纤厂决定投资建设协同OA系统，帮助领导轻松、全面掌控企业内部的业务和人事的流程，实施系统科学的管理，以快速提高企业整体工作效率，提升企业整体竞争优势。

    翔鹭纺纤厂OA启航，开始招标选型，成立了选型班子。通过兄弟单位的建议推荐和互联网上搜索OA供应商目录，有针对性地邀请了一批来自吉林、北京、上海、厦门等地的专业软件厂商参与应标。翔鹭对各个厂商的专业水平、服务能力、成功案例、持续发展实力以及产品先进性、美誉度等因素进行一番“相亲”。

    经过比较、论证，翔鹭纺纤厂认为，国内某OA软件基于Lotus Domino结构的系统比较适合企业。为慎重起见，翔鹭纺纤厂CIO一行人到该软件单位探班，以深入了解该OA系统，并到该单位培训。同时，考察组还到使用该软件的其它单位进行实地考察取经，听其现身说法。最后决定选用由该软件商提供的OA系统。

    认为，建设协同OA的总体目标是快速建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境，帮助企业解决业已存在的种种问题，实现“四个自动化”，即工作流转的自动化，信息发布平台的自动化，内部通讯系统的自动化，实现文件管理的自动化。

    具体而言，翔鹭纺纤厂的管理层希望借助OA功能，帮助公司实现以下目的。

    首先是加快信息流。以前两三天处理一个报告、审批的事项，放到平台上可以压缩在一个小时以内。

    其次，让文件和工作自动、有序流转，一切按照制度行使，在办工作、待半工作清晰，责权利明确，提高组织的工作效率和管理效率，防范经营风险。

    同时，提高营运的协作性、灵活性。利用OA软件建设无边界组织，消除企业的信息死角，提高异地机构间的协作能力，提高团队精神。

    此外，实现文档管理的自动化与知识沉淀、共享，促成企业良好文化的形成。
 
    从波折到抛锚

    然而，事情变化往往超乎人的预料与掌控，所谓“人算不如天算”。平心而论，OA系统运行后，翔鹭纺纤厂公文流转速度提高了，办公效率也有一定提高。

    但是随着公司业务的急速发展，应用的不断深入，数据与日俱增，原有OA系统开始表现出不堪重负、响应速度急剧下降的颓势。主要原因与该OA系统的结构有很大关系。

    当时该软件采用的是客户机／服务器结构，把数据库内容放在远程服务器上，而在客户机上必须安装相应软件。这种结构的程序是针对具体项目而开发的，变更不够灵活，维护和管理的难度较大，不利于定制扩展。

    而且，该OA系统细节设计不够，流程不合理，比如在涉及到财务等复杂部门文件和业务流程时，审批繁琐、保密度不够等。

    再者，该软件商由于自身经营问题，企业的体制突然发生了改变，使它在全国市场的售后服务难于到位，技术难于及时升级、改进，已远不能满足翔鹭纺纤厂的协同管理要求，办公效率受到严重影响。

    从企业自身而言，翔鹭纺纤厂长期积累下来的诸如工作方式惯性、信息鸿沟、知识分布不均匀、应用水平低等问题，也使双方在推广应用OA中发生了不少波折。

    不到一年，该OA系统过程繁琐、反应滞慢，工作效率没升反降，最终导致大部分功能被许多员工弃用，企业OA系统每况愈下。2005年，翔鹭认为长痛不如短痛，决定摈弃原有的OA系统，在全国范围内重新寻找合作伙伴，重建办公自动化系统，再次踏上选型之旅，以求火中重生。

    问诊“滑铁泸”之役

    剖析翔鹭纺纤厂前OA系统“滑铁泸”之役，总结目前国内企业在OA、ERP、CRM等信息化项目建设过程出现中的失误，有如下三个代表性的症状。

    第一，每个企业个性需求不同，拥有自己的管理模式、流程、表单，但不少软件难于做到高度个性化应用，总试图以一种通用模式套用所有企业情况，以通用化应付企业的行业化、专业化需求，结果应用一深入，企业很多个性需求就难于满足，没法对症下药，诸多并发症就出现。

    第二，企业存在不断变化的需求，管理变革、重组、人事调整等总是在不断发生，但不少软件难于灵活定制，兼容性差，“死脑筋一个”，系统容易“死机”，跟不上形势变化。

    第三，软件在选型、推广中，软件商实施、第三方顾问服务手段不得法，没有和企业方面的人员融入到一个团队，没有真正切实了解企业核心需求并有效解决各种矛盾，头痛医头脚痛治脚，造成“选错郎上错轿”；另外，软件商实施人员不稳定、服务没办法到位，系统“宕机”却难及时处理，升级难于兑现，导致实施方、客户矛盾尖锐，闹翻了脸。

    前车之覆，后车之鉴。